Con la entrada del nuevo Reglamento de Protección de Datos hay que informar de más detalles sobre el tratamiento de los datos que se recogen. Uno de ellos es el plazo durante el que se va a conservar los datos. Sin embargo, muchas veces las empresas no tienen claro cuál es ese plazo de conservación, y se plantean dudas como:
- ¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos de mis clientes?
- ¿Hasta cuándo es legal?
→ No hay una respuesta general a estas preguntas, ya que dicha conservación depende de numerosos factores.
A continuación, expondremos los plazos más comunes en conservación de los datos personales:
Como norma general los datos que recogen deberán ser eliminados una vez ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron, por ejemplo, el currículum vítae de un solicitante de empleo cuando el puesto ya ha sido cubierto.
Sin embargo, existen determinadas ocasiones en las que es admisible que los datos se puedan conservar durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado.
Es decir, si por ejemplo, un cliente solicita la cancelación de sus datos porque no quiere contratarnos más servicios, pero nos adeuda una factura, no podremos borrar sus datos.
En estos casos los datos quedarán debidamente bloqueados (no se podrán usar para ninguna finalidad) a la espera que se solucione el pago de la factura.
Plazos de conservación
A continuación hemos elaborado una lista con las principales normas sectoriales que recogen un plazo de conservación de datos:
Ley Orgánica de Protección de Datos
No se establece un plazo de conservación de forma expresa, sino atendiendo a lo que hemos mencionado en los puntos anteriores, que los datos deberán ser cancelados si ya se termino la finalidad con la que fueron recogidos y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado.
Ley General de Telecomunicaciones
Se establece un periodo de prescripción de sanciones de:
- muy graves a los 3 años
- las graves a los 2 años
- leves a los 6 meses.
Código de comercio
En una sociedad, existe una serie de documentación que se deberá conservar al menos durante 6 años:
- Libro diario
- Registro de inventarios y balances
- Facturas emitidas
- Facturas recibidas
Reglamento de facturación
Esta normativa enuncia que en el caso de que sea una persona física el emisor o receptor, el período de conservación de la factura sera de 5 años a partir de su emisión.
Las facturas en las que el emisor o receptor sea persona física, se deben conservar durante un período de cinco años a partir de su emisión.
Ley General Tributaria
Esta normativa dispone un plazo de 4 años para que se puedan ejercitar derechos, ya sean formales o económicos por parte del contribuyente o la Administración.
Por lo tanto, almacena el IVA y el IRPF durante 4 años por si acaso.
Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales
Los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de 10 años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.
Seguridad Social
Queda establecido que para que prescriba la obligación del pago de las cuotas a la Seguridad Social han de pasar 5 años, contar desde la fecha en la que debieron ser ingresadas.
Documentación relativa a los expedientes generados por un abogado o procurador
Se deben conservar al menos durante 5 años los expedientes ya que es el plazo en el cual se podrán ejercitar responsabilidades profesionales.
Ley de mediación en asuntos civiles y mercantiles
Como es lógico, un procedimiento de mediación puede concluir con acuerdo o no, y sobre el mismo pueden recaer futuras responsabilidades.
Por lo tanto se almacenará al menos durante 4 meses el expediente de la mediación.
Videoviglancia
Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de videovigilancia serán cancelados en el plazo máximo de 1 mes desde su captación. Excepto si de la observación de las grabaciones se aprecian infracciones penales o administrativas graves o muy graves y existe una investigación policial en curso no se podrán eliminar.
Acceso a edificios
1 mes para cancelar los datos incluidos en ficheros automatizados para controlar el acceso a edificios.
Ley de Seguridad Privada
Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante 3 años, incluidas las imágenes grabadas.
No obstante lo datos estarán debidamente bloqueados.
Derecho hotelero
Los libros-registro de entrada en los establecimientos hoteleros deberán almacenarse durante 3 años, a disposición de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado.
Derecho de Internet
Los prestadores de servicios de comunicaciones electrónicas podrán conservar al menos durante 1 año:
- Identificador de usuario
- dirección IP
- número de teléfono
- IMSI e IMEI
- fecha y hora de la comunicación electrónica
- identificación del tipo de servicio utilizado (voz, datos, SMS o MMS)
Reglamento de centros de reconocimiento destinados a verificar las aptitudes psicofísicas de los conductores
El centro conservará durante 10 años el contenido de los informes emitidos, así como los documentos que aportó, en su momento el interesado.
Ley Reguladora de la Autonomía del Paciente
Como regla general se puede almacenar durante 5 años la documentación clínica, a contar desde la fecha en la que se da de alta al paciente.
Casos especiales según la Comunidad Autónoma
No obstante, en algunas Comunidades Autónomas, para ciertos casos se prevé un periodo diferente de conservación, como son los siguientes:
Ley 7/2002 de 10 diciembre CA Cantabria, ordenación sanitaria
15 años para la conservación de la historia clínica desde la muerte del paciente.
Ley 3/2001, de 28 mayo CA Galicia, consentimiento informado e historia clínica de los pacientes
Se conservarán de forma indefinida:
- informes de alta
- hojas de consentimiento informado
- hojas de alta voluntaria
- informes quirúrgicos y/o registros de parto
- documentos de anestesia
- informes de exploraciones complementarias.Documentación relativa a necropsias
- hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería
- otros informes médicos
- cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación
- información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales
Ley 178/2005 de 26 Jul. CA Canarias que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios
Se conservarán durante 20 años desde la última acción asistencial la siguiente documentación:
- autorización de ingreso
- consentimiento informado
- hoja quirúrgica
- órdenes médicas
- informe de control de medicación
- hojas del recién nacido, de su propia historia clínica
- informes de anestesia
- listas transfusión
- informes de exploraciones complementarias
- solicitud de alta voluntaria
- informes de Anatomía Patológica.
- documentación de necropsias.
- información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales
No obstante, se conservarán de manera definitiva:
- los informes clínicos de alta
- las hojas de anamnesis y exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que no exista informe de alta
Decreto 38/2012, de 13 de marzo, País Vasco, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica
Se podrá destruir toda la documentación clínica de un paciente una vez transcurridos 10 años desde su fallecimiento.
También se podrá destruir la histórica clínica que haya permanecido sin movimientos durante 15 años.
Como ves hemos intentado hacer un resumen de todos los sectores en los que se ven afectados los plazos de conservación de los datos de carácter personal. No obstante, siempre puedes consultarnos las dudas que te surjan con los plazos de conservación de datos personales.
