En la actualidad la normativa de protección de datos no es cuestión baladí para una comunidad de propietarios. Además el valor que alcanza la figura del administrador de fincas en las tareas de asesoramiento y gestión de los asuntos de la comunidad es significativo.
La LOPDGDD en la relación comunidad de propietarios-administrador de fincas
Hay que diferenciar claramente cual es el papel de la comunidad de propietarios y el administrador de fincas, figuras implicadas en el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
La comunidad de propietarios como entidad con personalidad jurídica propia, está formada por los propietarios del edificio y va a disponer de los datos personales de los vecinos (nombre, teléfono, datos bancarios…). Actúa como responsable del tratamiento.
El administrador de fincas es un profesional que presta servicios de administración de la comunidad en asuntos legales y económicos, entre otros. Para realizar dicho servicio va a acceder a datos personales de los propietarios de la comunidad. Actúa como encargado del tratamiento.
Las principales obligaciones de la comunidad y el administrador de fincas
La normativa de protección de datos establece una serie de obligaciones que no se pueden obviar, en caso contrario, pueden incurrir en infracción con sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos.
1.- Creación del registro de actividades del tratamiento
Tanto como responsable (comunidad de propietarios) como encargado del tratamiento (administrador de fincas) deben inventariar y tener actualizado el registro de actividades del tratamiento siguiendo los requerimientos del artículo 30 Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
2.- Contrato entre la Comunidad de Propietarios y el Administrador de fincas
Debe existir un contrato entre ambos que se denomina contrato de encargo de tratamiento. El administrador de fincas puede tratar los datos según las instrucciones que le indique la comunidad de propietarios. Dicho contrato se regirá por lo estipulado en el artículo 28.3 de RGPD. Si el administrador de fincas realiza subcontrataciones requiere autorización de la comunidad.
3.- A tener en cuenta siempre
Todo propietario tiene derecho a conocer de manera clara, concisa e inequívoca el tratamiento que realiza la comunidad de propietarios de sus datos y la posibilidad de ejercer los derechos reconocidos (artículos 15 a 21 del RGPD) que deben ser atendidos según establece el artículo 12 del RGPD cumpliendo con el principio de transparencia.
Se debe determinar la legitimación de los tratamientos, se establece el deber de secreto. Se deben recabar únicamente los datos que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la comunidad y se establece un períodos de conservación de dichos datos. Siempre siguiente las instrucciones de la legislación vigente.
